data list validation ( dropdown version)

Drop down list di Ms Excel merupakan suatu daftar pilihan, dimana user dapat memilih salah satu pilihan untuk mengisi suatu data tertentu dengan cara meng klik tombol dropdown pada sebuah sel. Hal ini akan memudahkan pengguna untuk mengisi sebuah data yang pilihan isiannya sudah ditentukan, contohnya ya atau tidak, pilihan bulan Januari sampai Desember, atau pilihan berdasarkan kategori waktu tertentu dan sebagainya.

Untuk membuat Drop Down list di Ms Excel ikuti cara dibawah ini :

Misalnya kita membuat drop down list berupa Bulan dalam satu tahun.

1. Klik sel dimana drop down list akan dibuat (bisa langsung beberapa sel di seleksi atau di blok)
2. Buatlah daftar Bulan dalam satu tahun mulai Januari sampai dengan Desember
3. Pada Ribbon Data, pilih group menu Data Tools kemudian klik Data Validation.
4. Pada jendela Data Validation, klik Tab setting, kemudian pada pilihan allow pilih list.
5. Klik pada isian di Source kemudian blok daftar bulan yang telah anda buat tadi.
6. Jika ingin pengaturan lain anda bisa mengatur seperti ignore blank biarkan dalam keadaan kosong atau peringatan dan pesan jika memasukkan data yang tidak sesuai pada tab error alert. Sehingga jika anda memasukkan data yang salah akan muncul pesan yang telah anda buat, misalnya “masukkan data yang telah ditentukan dengan memilih salah satu”
7. Jika semua pengaturan dirasa telah cukup, Klik OK

Mulai dari sekarang jika sel tersebut di pilih, maka akan muncul tanda dropdown di sebelah kanan dari sel tersebut. Dengan klik tanda dropdown tersebut akan muncul pilihan yang telah dibuat dan user tinggal memilih salah satu pilihan yang ada.

Agar tampilan data lebih enak dilihat, sebaiknya daftar bulan yang telah diketik diawal (nomor satu) sebaiknya diletakkan pada sel yang berada diluar tabel atau tampilan data, kemudian ubah warnanya menjadi putih sehingga tidak kelihatan ada daftar pilihan dilembar kerja tersebut, atau bisa juga daftar pilihan diletakkan pada worksheet yang lain.

shorting

Pada saat membuat suatu data berupa tabel di ms excel, tentu akan lebih mudah untuk dipelajari dan dipahami jika data tersebut tersusun secara urut. Yaitu data tersebut tersusun mulai dari nominal dengan nilai terkecil ke nominal nilai terbesar atau data disusun mulai dari huruf a sampai z. Atau sebaliknya dalam mengurutkan data bisa juga dimulai dari angka yang terbesar menuju ke angka terkecil atau dari huruf z menuju ke huruf a. Dengan data yang tersusun secara urut tersebut anda akan lebih mudah dalam mencari sebuah nama dengan awalan huruf g, h, s, dst atau nominal angka tertentu. Bisa juga dengan mengurutkan urutan nilai atau angka tertentu akan mempermudah menentukan rangking suatu nilai prestasi belajar atau kejuaraan tertentu.

Pada ms excel telah terdapat fasilitas untuk mengurutkan data dalam sebuah tabel secara urut per nomor atau per huruf secara detail yaitu fasilitas Sort & Filter. Untuk menggunakan fasilitas Sort & Filter ini dapat diikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Ketikkan terlebih dahulu data pada tabel sampai selesai.
2. Blok atau seleksi kolom atau data yang akan diurutkan.
3. Pada ribbon Home, group menu Editing klik Sort & Filter
4. Pilih salah satu yaitu :
   • Sort A to Z untuk mengurutkan dari kecil ke besar atau dari huruf a sampai huruf z
   • Sort Z to A untuk mengurutkan dari besar ke kecil atau dari huruf z sampai huruf a
     
5. Jika kolom terdapat banyak kolom dan agar data yang lain juga mengikuti diurutkan, maka seleksi atau blok data mulai dari data yang akan diurutkan sampai data yang lainnya kemudian ikuti langkah nomor 3 dan 4.
6. Maka data akan diurutkan secara detail
   
   

filter pada ms excel

Pemfilteran data dengan AutoFilter sangat cepat dan mudah. Anda juga bisa memfilter lebih dari satu kolom dengan lebih dari satu kriteria. Pemfilteran juga tidak hanya berdasarkan value atau isi dari table atau range, tetapi dari format cellnya.

1. Pilih range atau table yang ingin difilter.
   
   
   
   
2. Pada tab Home, di group Editing, pilih Sort & Filter - Filter.
   
   
   
   
3. Pada range atau tabel yang anda pilih akan berisi tanda pada setiap header column. Klik pada tanda tersebut kemudian isi centang kriteria yang ingin ditampilkan. Bila anda ingin menampilkan semuanya, pilih Select All.
   
   
   
   
4. Anda dapat menentukan kriteria untuk pemfilteran dengan klik tanda , jika data berupa text akan ada pilihan Text Filter, Number Filter pada Angka atau Date Filter jika berupa tanggal. Excel akan menyesuaikan kriteria pemfilteran sesuai dengan tipe data. Misalnya:
   
   Type Text
   
   
   
   Type Number
   
   
   
   Type Date
   
   
   
   
5. Untuk menghilangkan semua filter pada tab Home, di group Editing pilih Sort & Filter, pilih Clear. Untuk menghilangkan tanda filter klik Filter sekali lagi.

mengakses beberapa file excel

          Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari file lain. namun hal ini juga dibatasi bahwa hanya excel terbaru yang dapat mengakses excel lama karena excel 2003 tidak mungkin dapat membuka excel 2010 (kecuali menggunakan converter). Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file atau sheet yang baru.
Caranya untuk mengambil data dari file lain:

1. Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
2. Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
3. Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah

Mengambil data dari Sheet Lain

            kadang kala saat kita sedang mengetik menggunakan ms excel kita membuka beberapa sheet dan kadang pula kita membutuhkan data dari sheet lain. sebenarnya hal ini dapat anda lakukan dengan mudah yaitu:

1. Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet1, dan anda membutuhkan data dari Sheet3 pada range f43 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet1) lalu ketik =Sheet1!f43, maka data pada Sheet3 di range f43 akan sama dengan data di Sheet1 range D2
2. Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
3. Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2.

fungsi vlookup dan hlookup

• fungsi vlookup
Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.

Penulisan :
=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

misal :

solusi :
Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM-Nama. kemudian pada B8 ketikkan formula =LOOKUP(A8;$A$2:$B$5;2;0).

• fungsi hlookup
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan :
=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)
misal :

solusi :
Pada C6 ketikkan formula =HLOOKUP(B6;$B$1:$F$3;2;0).

unsur-unsur ms word

• Judul Window

Baris Judul Menampilkan nama file dan aplikasi Microsoft Word, nama file sebelum dirubah adalah Document1, Document2 dan seterusnya.

Di pojok kanan sebelahnya window terdapat button  untuk melakukan minimize, maximize dan menutup aplikasi word.

• Office Button 

Digunakan untuk:
- Membuat file baru
- Membuka file
- Menyimpan file
- Mencetak
- Keluar dari word
Disebelah kanan office button terdapat button  yang digunakan untuk menyimpan, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar

• Customize Quick Access Toolbar 

Digunakan untuk menampilkan button2 yang diinginkan untuk tampil pada task bar, sebagai contoh jika kita klik button open dan new document, akan muncul button tersebut pada task bar  sebagai tips, tampilkan button yang sering anda gunakan untuk mempercepat pengerjaan.

• Menu

Menu pada Ms Word 2007 ditunjukkan pada gambar berikut

Setiap menu yang aktif (yang kita Klik) akan memunculkan toolbar dibawahnya.

• Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar yang berbentuk tombol) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program. Sebagai contoh kalo kita klik menu Home, akan muncul toolbar berikut