data list validation ( dropdown version)

Drop down list di Ms Excel merupakan suatu daftar pilihan, dimana user dapat memilih salah satu pilihan untuk mengisi suatu data tertentu dengan cara meng klik tombol dropdown pada sebuah sel. Hal ini akan memudahkan pengguna untuk mengisi sebuah data yang pilihan isiannya sudah ditentukan, contohnya ya atau tidak, pilihan bulan Januari sampai Desember, atau pilihan berdasarkan kategori waktu tertentu dan sebagainya.

Untuk membuat Drop Down list di Ms Excel ikuti cara dibawah ini :

Misalnya kita membuat drop down list berupa Bulan dalam satu tahun.

1. Klik sel dimana drop down list akan dibuat (bisa langsung beberapa sel di seleksi atau di blok)
2. Buatlah daftar Bulan dalam satu tahun mulai Januari sampai dengan Desember
3. Pada Ribbon Data, pilih group menu Data Tools kemudian klik Data Validation.
4. Pada jendela Data Validation, klik Tab setting, kemudian pada pilihan allow pilih list.
5. Klik pada isian di Source kemudian blok daftar bulan yang telah anda buat tadi.
6. Jika ingin pengaturan lain anda bisa mengatur seperti ignore blank biarkan dalam keadaan kosong atau peringatan dan pesan jika memasukkan data yang tidak sesuai pada tab error alert. Sehingga jika anda memasukkan data yang salah akan muncul pesan yang telah anda buat, misalnya “masukkan data yang telah ditentukan dengan memilih salah satu”
7. Jika semua pengaturan dirasa telah cukup, Klik OK

Mulai dari sekarang jika sel tersebut di pilih, maka akan muncul tanda dropdown di sebelah kanan dari sel tersebut. Dengan klik tanda dropdown tersebut akan muncul pilihan yang telah dibuat dan user tinggal memilih salah satu pilihan yang ada.

Agar tampilan data lebih enak dilihat, sebaiknya daftar bulan yang telah diketik diawal (nomor satu) sebaiknya diletakkan pada sel yang berada diluar tabel atau tampilan data, kemudian ubah warnanya menjadi putih sehingga tidak kelihatan ada daftar pilihan dilembar kerja tersebut, atau bisa juga daftar pilihan diletakkan pada worksheet yang lain.

shorting

Pada saat membuat suatu data berupa tabel di ms excel, tentu akan lebih mudah untuk dipelajari dan dipahami jika data tersebut tersusun secara urut. Yaitu data tersebut tersusun mulai dari nominal dengan nilai terkecil ke nominal nilai terbesar atau data disusun mulai dari huruf a sampai z. Atau sebaliknya dalam mengurutkan data bisa juga dimulai dari angka yang terbesar menuju ke angka terkecil atau dari huruf z menuju ke huruf a. Dengan data yang tersusun secara urut tersebut anda akan lebih mudah dalam mencari sebuah nama dengan awalan huruf g, h, s, dst atau nominal angka tertentu. Bisa juga dengan mengurutkan urutan nilai atau angka tertentu akan mempermudah menentukan rangking suatu nilai prestasi belajar atau kejuaraan tertentu.

Pada ms excel telah terdapat fasilitas untuk mengurutkan data dalam sebuah tabel secara urut per nomor atau per huruf secara detail yaitu fasilitas Sort & Filter. Untuk menggunakan fasilitas Sort & Filter ini dapat diikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Ketikkan terlebih dahulu data pada tabel sampai selesai.
2. Blok atau seleksi kolom atau data yang akan diurutkan.
3. Pada ribbon Home, group menu Editing klik Sort & Filter
4. Pilih salah satu yaitu :
   • Sort A to Z untuk mengurutkan dari kecil ke besar atau dari huruf a sampai huruf z
   • Sort Z to A untuk mengurutkan dari besar ke kecil atau dari huruf z sampai huruf a
     
5. Jika kolom terdapat banyak kolom dan agar data yang lain juga mengikuti diurutkan, maka seleksi atau blok data mulai dari data yang akan diurutkan sampai data yang lainnya kemudian ikuti langkah nomor 3 dan 4.
6. Maka data akan diurutkan secara detail
   
   

filter pada ms excel

Pemfilteran data dengan AutoFilter sangat cepat dan mudah. Anda juga bisa memfilter lebih dari satu kolom dengan lebih dari satu kriteria. Pemfilteran juga tidak hanya berdasarkan value atau isi dari table atau range, tetapi dari format cellnya.

1. Pilih range atau table yang ingin difilter.
   
   
   
   
2. Pada tab Home, di group Editing, pilih Sort & Filter - Filter.
   
   
   
   
3. Pada range atau tabel yang anda pilih akan berisi tanda pada setiap header column. Klik pada tanda tersebut kemudian isi centang kriteria yang ingin ditampilkan. Bila anda ingin menampilkan semuanya, pilih Select All.
   
   
   
   
4. Anda dapat menentukan kriteria untuk pemfilteran dengan klik tanda , jika data berupa text akan ada pilihan Text Filter, Number Filter pada Angka atau Date Filter jika berupa tanggal. Excel akan menyesuaikan kriteria pemfilteran sesuai dengan tipe data. Misalnya:
   
   Type Text
   
   
   
   Type Number
   
   
   
   Type Date
   
   
   
   
5. Untuk menghilangkan semua filter pada tab Home, di group Editing pilih Sort & Filter, pilih Clear. Untuk menghilangkan tanda filter klik Filter sekali lagi.

mengakses beberapa file excel

          Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari file lain. namun hal ini juga dibatasi bahwa hanya excel terbaru yang dapat mengakses excel lama karena excel 2003 tidak mungkin dapat membuka excel 2010 (kecuali menggunakan converter). Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file atau sheet yang baru.
Caranya untuk mengambil data dari file lain:

1. Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
2. Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
3. Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah

Mengambil data dari Sheet Lain

            kadang kala saat kita sedang mengetik menggunakan ms excel kita membuka beberapa sheet dan kadang pula kita membutuhkan data dari sheet lain. sebenarnya hal ini dapat anda lakukan dengan mudah yaitu:

1. Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet1, dan anda membutuhkan data dari Sheet3 pada range f43 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet1) lalu ketik =Sheet1!f43, maka data pada Sheet3 di range f43 akan sama dengan data di Sheet1 range D2
2. Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
3. Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2.

fungsi vlookup dan hlookup

• fungsi vlookup
Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.

Penulisan :
=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

misal :

solusi :
Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM-Nama. kemudian pada B8 ketikkan formula =LOOKUP(A8;$A$2:$B$5;2;0).

• fungsi hlookup
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan :
=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)
misal :

solusi :
Pada C6 ketikkan formula =HLOOKUP(B6;$B$1:$F$3;2;0).

unsur-unsur ms word

• Judul Window

Baris Judul Menampilkan nama file dan aplikasi Microsoft Word, nama file sebelum dirubah adalah Document1, Document2 dan seterusnya.

Di pojok kanan sebelahnya window terdapat button  untuk melakukan minimize, maximize dan menutup aplikasi word.

• Office Button 

Digunakan untuk:
- Membuat file baru
- Membuka file
- Menyimpan file
- Mencetak
- Keluar dari word
Disebelah kanan office button terdapat button  yang digunakan untuk menyimpan, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar

• Customize Quick Access Toolbar 

Digunakan untuk menampilkan button2 yang diinginkan untuk tampil pada task bar, sebagai contoh jika kita klik button open dan new document, akan muncul button tersebut pada task bar  sebagai tips, tampilkan button yang sering anda gunakan untuk mempercepat pengerjaan.

• Menu

Menu pada Ms Word 2007 ditunjukkan pada gambar berikut

Setiap menu yang aktif (yang kita Klik) akan memunculkan toolbar dibawahnya.

• Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar yang berbentuk tombol) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program. Sebagai contoh kalo kita klik menu Home, akan muncul toolbar berikut

mengenal ms excel

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus 

mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel

Gambar 1.1

Tampilan di layar saat Microsoft Office 2007 dijalankan

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007:

1) Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

2) Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat 

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish 

dokumen.

3) Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses 

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4) Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.


5) Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6) Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7) Cell
8) Nomor Baris
9) Nomor Kolom
10) Nama Range
11) Fungsi
12) Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.


1.3 Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.



Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja”           pada Cell aktif tersebut.
# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan                    dibawah ini:

# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel           dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan Cell
# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1                      kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul                    laporan terletak ditengah-tengah tabel.

# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol        Bold  atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 1.3.


Gambar 1.3.
4. Penggunaan format Tabel dan Cell
# Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi              border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini ,              kemudia akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.

Gambar 1.4
# Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 1.4. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:
* Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol  dan pilih All Border seperti pada tampilan

blog

Microsoft Excel

Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini. 2. Memulai Excel 2000 Excel 2000 baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;  Aktifkan Komputer terlebih dahulu. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.  Muncul sejumlah menu, pilih Program.  Klik Microsoft Excel  Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong. Microsoft Excel siap untuk digunakan.

sumber: wikibook

CARA MEMBUKA MS. word

Seperti post sebelumnya telah saya terangkan mengenasi beberapa sejarah ms word.
Sekarang akan saya jelaskan mengenai cara membuka dan menutup ms.word

cara membuka:
1.Melalui shortcut pada desktop
   a. double-click pada icon shortcut ms word
   b. klik kiri lalu tekan enter
   c.klik kanan lalu pilih open
2.Melalui start menu
   klik start - all program- pilih microsof office - klik microsoft office word

cara menutup:
1.klik icon close pada title bar
2.tekan Alt+F4

cara diatas merupakan cara yang paling sering digunakan oleh user.

SEJARAH ms word

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

Banyak ide dan konsep Word diambil dari Bravos, pengolah kata berbasis grafik pertama yang dikembangkan di Xerox Palo Alto Research Center (PARC). Pencipta Bravo, Charles Simonyi, meninggalkan Xerox PARC dan pindah ke Microsoft pada 1981. Simonyi juga menggaet Richard Brodie dari PARC. Pada 1 Februari 1983, pengembangan Multi-Tool Word dimulai.
Setelah diberi nama baru Microsoft Word, Microsoft menerbitkan program ini pada 25 Oktober 1983 untuk IBM PC. Saat itu dunia pengolah kata dikuasai oleh WordPerfect dan juga WordStar.
Word memiliki konsep "What You See Is What You Get", atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus yang saat itu tidak lazim sehingga mereka menawarkan paket Word-with-Mouse. Word processor berbasis DOS lain, seperti WordStar dan WordPerfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk menandai pemformatan cetak tebal, miring, dan sebagainya.
Word untuk Macintosh, meski memiliki banyak perbedaan tampilan dari versi DOS-nya, diprogram oleh Ken Shapiro dengan sedikit perbedaan dari kode sumber versi DOS, yang ditulis untuk layar tampilan resolusi tinggi dan printer laser, meskipun belum ada produk seperti itu yang beredar untuk publik. Setelah LisaWrite dan MacWrite, Microsoft pun mencoba untuk menambahkan fitur WYSIWYG ke dalam paket program Word for Macintosh. Setelah Word for Macintosh dirilis pada tahun 1985, program tersebut mendapatkan perhatian yang cukup luas dari masyarakat pengguna komputer. Microsoft tidak membuat versi Word 2.0 for Macintosh, untuk menyamakan versi dengan Word untuk sistem atau platform lainnya.
Versi selanjutnya dari Word for Macintosh, adalah Word 3.0, yang dirilis pada tahun 1987. Versi ini mencakup banyak peningkatan dan fitur baru tapi memiliki banyak bug. Dalam hanya beberapa bulan, Microsoft mengganti Word 3.0 dengan Word 3.01, yang jauh lebih stabil. Semua pengguna terdaftar dari Word 3.0 dikirimi surat yang berisi salinan Word 3.01 secara gratis, sehingga menjadikan hal ini kesalahan Microsoft paling mahal untuk ditebus pada waktu itu. Word 4.0, yang dirilis pada tahun 1989, merupakan versi yang sangat sukses dan juga stabil digunakan.